跳到主要內容
Foxyko
職場應用

AI 會議記錄怎麼做？從逐字稿到決議與待辦的完整流程

AI 會議記錄的重點不在逐字稿，而在決議、待辦與待釐清事項。這篇提供完整流程、可直接套用的提示詞、中英夾雜的處理，以及隱私提醒。

Foxyko3 分鐘

AI 會議記錄的重點不是逐字稿，而是三件事：決議了什麼、誰要在什麼時候前做什麼、哪些事還沒結論。做法是先轉錄、再用固定格式的提示詞整理，最後自己核對待辦，錄音前也要先告知與會者。

作者：Foxyko｜最後更新：2026 年 11 月 6 日｜本文為工作流程與提示詞說明，不綁定特定產品版本，未對特定工具做實測；內建筆記功能的規格請見文末的 Google 說明頁。

重點整理

  • 沒有人會回頭讀三千字的逐字稿，真正有用的是決議、待辦與待釐清事項。
  • 待辦要包含負責人與期限，沒講的標註「未指定」，不要讓 AI 猜。
  • 分不清楚是「決定」還是「提議」時，放進待釐清。
  • 錄音前要告知與會者，並確認工具如何保存音檔與資料。

AI 會議記錄該產出什麼？

三個產出：決議、待辦（含負責人與期限）、待釐清事項。逐字稿只是通往這三個答案的中間產物，流程要圍繞這三件事設計。

  1. 我們決定了什麼？
  2. 誰要在什麼時候之前做什麼？
  3. 有什麼還沒有結論，下次要處理？

怎麼用 AI 完成會議記錄的完整流程？

流程分五步：會前準備名詞表、開會前告知錄音、會中標記重點、會後先轉錄再整理、最後自己核對待辦。轉錄與整理是兩件事，分開做結果更穩。

  1. 會議前：準備名詞表

    把與會者姓名、專案代號、常用縮寫、產品名稱整理成一份清單。轉錄工具最容易錯的就是這些。

  2. 會議開始：明確告知錄音

    說明你會錄音、用途是什麼、紀錄會給誰看。有人不同意就不要錄。

  3. 會議中：手動標記關鍵時刻

    聽到重要決議時，記下時間點或打個記號。後續整理時這些標記價值極高。

  4. 會議後：先轉錄，再整理

    轉錄交給專門的工具，整理交給對話式 AI。若用 Meet 的內建筆記，也建議對照下方提示詞再檢查一次。

  5. 最後：自己核對待辦

    決議和待辦是會出事的部分，一定要親眼確認。AI 會漏，也會把「我們可以考慮」寫成「我們決定」。

會議記錄的提示詞怎麼寫？

把輸出拆成「決議、待辦、待釐清」三部分，並規定不確定的事項不要猜。下面的範本可以直接貼上使用。

把逐字稿變成可用的會議記錄
以下是一場會議的逐字稿。與會者：［姓名與角色］。專案背景：［一兩句話］。請整理成三個部分，不要寫摘要式的敘述。
【決議事項】只列出明確做出決定的事，用「決定：……」開頭。只討論過、沒有結論的不要放在這裡。
【待辦事項】每一項包含：要做什麼、負責人、期限。逐字稿沒有明講負責人或期限的，標註「未指定」，不要自行推測。
【待釐清】討論過但沒有結論、或有明顯分歧的事項，簡述各方立場。
規則：只根據逐字稿內容，不要補充你認為合理的內容；分不清楚是「決定」還是「提議」時，放進待釐清。逐字稿：［貼上］

中英夾雜的會議該怎麼處理？

事前提供名詞表、整理階段再修一次，並接受不影響理解的錯字。台灣職場常見一句話裡混著中文、英文術語與產品代號，這是轉錄品質下滑的主要原因。

  • 事前提供名詞表：若轉錄工具支援自訂詞彙，把人名和術語加進去。
  • 整理階段再修一次：把名詞對照表一起貼給 AI，要求它更正逐字稿中的錯誤名稱。
  • 接受一定的錯字：只要不影響理解，不必追求逐字完美，你要的是決議和待辦。

用 AI 做會議記錄的常見錯誤和隐私問題有哪些？

沒先告知就錄音

錄音前一定要告知並取得同意。除了基本的尊重，多數公司有內部規範，涉及客戶資料或第三方資訊時還可能有法律要求。本文不是法律建議，請以你的組織規定為準。

不確定音檔存在哪裡

確認你用的轉錄服務把音檔存在哪裡、會不會拿去訓練模型、保存多久。內部會議的內容可能比你以為的敏感。

把提議當成決議

用上方提示詞的「分不清楚就放待釐清」規則，並在寄出前核對決議和負責人。

什麼時候不該讓 AI 取代你在場？有哪些替代做法？

會議裡真正重要的東西，有很多不會進逐字稿：誰在猶豫、哪個議題大家突然安靜、什麼話說得很保留。AI 負責記住講了什麼，你負責注意沒講出口的部分。

情境建議做法原因
一般內部決策會議錄音加 AI 整理決議與待辦需要可追蹤的紀錄
涉及機密、人事或客戶資料先確認規範，必要時由人工記錄錄音與保存位置需符合公司政策
需要觀察情緒與氣氛的談判或訪談人在場、AI 輔助語氣與沉默不會進逐字稿
以 Google Meet 進行的英文等支援語言會議可考慮 Meet 內建筆記直接產出文件，但實際支援語言不含中文

相關文章

參考資料

常見問題

錄音做會議記錄需要告知與會者嗎？
建議一定要。這不只是禮貌，多數公司有內部規範，部分情境還涉及法律要求，尤其會議包含客戶資料或第三方資訊時。開始錄之前先明確告知並取得同意。本文不是法律建議，具體規定請詢問你的組織或專業人士。
逐字稿有錯字會影響整理嗎？
會，但影響比想像中小。人名、專有名詞、產品代號最容易出錯，在整理階段先給 AI 一份正確的名詞對照表，多數問題就能解決。
中文或中英夾雜的會議轉錄準確嗎？
視工具而定。中英夾雜和專業術語是轉錄品質下滑的主要原因。事前提供術語清單、整理時再校正，可以明顯改善。部分內建筆記功能的支援語言不含中文，使用前要先查官方說明。
AI 整理的待辦可以直接寄給大家嗎？
建議先自己快速核對一遍。AI 可能把負責人、期限或語氣誤判，尤其是口頭帶過的事項。花兩分鐘確認負責人與日期，比事後更正省事。
會議記錄的提示詞要每次重寫嗎？
不用。把輸出格式（決議、含負責人與期限的待辦、待釐清事項）固定成一份範本，每次只換逐字稿與名詞對照表，輸出也會更一致。
主題標籤職場應用會議記錄提示詞

延伸閱讀