用 AI 做會議記錄：不只轉逐字稿，而是產出可執行的結論

逐字稿不是目的

很多人把「AI 會議記錄」理解成「自動生成逐字稿」。但誠實地說：沒有人會回頭讀一份三千字的逐字稿。

會議記錄真正該回答的只有三個問題：

1. 我們決定了什麼？
2. 誰要在什麼時候之前做什麼？
3. 有什麼還沒有結論，下次要處理？

逐字稿只是通往這三個答案的中間產物。流程要圍繞這三件事設計。

完整流程

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   會議前：準備名詞表

   把與會者姓名、專案代號、常用縮寫、產品名稱整理成一份清單。轉錄工具最容易錯的就是這些。

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   會議開始：明確告知錄音

   說明你會錄音、用途是什麼、紀錄會給誰看。有人不同意就不要錄。

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   會議中：手動標記關鍵時刻

   聽到重要決議時，記下時間點或打個記號。後續整理時這些標記價值極高。

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   會議後：先轉錄，再整理

   轉錄和整理是兩件事。轉錄交給專門的工具，整理交給對話式 AI，各自做各自擅長的。

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   最後：自己核對待辦

   決議和待辦是會出事的部分，一定要親眼確認。AI 會漏，也會把「我們可以考慮」寫成「我們決定」。

整理用的提示詞

以下是一場會議的逐字稿。與會者：［姓名與角色］
專案背景：［一兩句話］
請整理成三個部分，不要寫摘要式的敘述：
【決議事項】
只列出明確做出決定的事。用「決定：⋯⋯」開頭。
如果某件事只是討論過但沒有結論，不要放在這裡。
【待辦事項】
每一項包含：要做什麼、負責人、期限。
逐字稿裡沒有明講負責人或期限的，標註「未指定」，不要自行推測。
【待釐清】
討論過但沒有結論、或有明顯分歧的事項。
簡述各方立場。
規則：

只根據逐字稿內容，不要補充你認為合理的內容
分不清楚是「決定」還是「提議」時，放進待釐清
逐字稿：
［貼上］

處理中英夾雜

台灣職場會議常見的狀況：一句話裡混著中文、英文術語、產品代號。這是轉錄品質下滑最主要的原因。

有效的做法：

• 事前提供名詞表。多數轉錄工具支援自訂詞彙，把人名和術語加進去。
• 整理階段再修一次。把名詞對照表一起貼給 AI，要求它「把逐字稿中的以下錯誤名稱更正」。
• 接受一定的錯字。只要不影響理解，不必追求逐字完美——你要的是決議和待辦，不是可出版的文稿。

別讓它取代你在場

一個實際的觀察：當你知道有 AI 在記錄，開會時會不自覺變得比較不專心。

但會議裡真正重要的東西，有很多不會進逐字稿——誰在猶豫、哪個議題大家突然安靜、什麼話說得很保留。這些訊息只有在場的人接收得到。

AI 負責記住講了什麼，你負責注意沒講出口的部分。