用 AI 做簡報：從大綱到成品的實際流程

多數人用錯的地方

打開一個 AI 簡報工具，輸入「幫我做一份關於數位轉型的簡報」，三十秒後得到十五頁排版整齊的投影片。

看起來很成功。問題是那十五頁裡沒有一句話是只有你能講的——每一頁都正確，合起來卻誰都可以拿去用。

真正吃力的部分從來不是排版，而是決定要講什麼、按什麼順序講、以及不講什麼。這才是該讓 AI 幫忙的地方。

一套可重複的流程

1. 1

   先講清楚聽眾與目的

   對誰講、他們在意什麼、你要他們聽完做什麼決定。這三件事沒定下來，後面全是猜的。

2. 2

   倒出素材，不要整理

   把手邊的資料、數字、既有文件、零散想法全部貼給 AI。這階段不需要有結構，越多越好。

3. 3

   要它提出三種敘事線

   不是要它直接寫，是要它給你三種「這個故事可以怎麼說」的選項。挑一個，或混搭。

4. 4

   一頁一則訊息

   確定敘事線後，請它把每一頁的核心訊息寫成一句話。這時候還不要寫內文。

5. 5

   最後才填內容和排版

   結構定了，填內容很快。這時候用生成工具排版才划算。

現成的提示詞

釐清敘事線：

以下是我手上關於這個主題的所有素材（未整理）：
［貼上你的資料、數字、想法］
聽眾：［誰，他們的角色與關切］
目的：聽完之後我希望他們［做什麼決定／改變什麼認知］
時間：［幾分鐘］
請提出三種不同的敘事線，每一種說明：
核心主張是什麼（一句話）
分成哪幾段，每段的作用
這種說法的風險是什麼
先不要寫投影片內容。

產出每頁訊息：

採用第［N］種敘事線。
請列出投影片清單，每一頁只給我：
頁碼
這一頁要傳達的一句話（不是標題，是主張）
支撐這句話需要什麼素材（我手上有的請標明，沒有的請標「需補」）
限制在［N］頁以內。寧可少，不要湊。

壓縮內容：

以下是目前的簡報內容：
［貼上］
假設我只有原本一半的時間。請告訴我：
哪些頁可以直接刪掉，為什麼
哪些頁可以合併
哪一頁是絕對不能刪的核心
不要幫我改寫，只要判斷取捨。

生成工具該用在哪一步

市面上的 AI 簡報工具（Gamma、Canva 的 AI 功能、Google Slides 的生成功能等）擅長的是從已經想清楚的內容生出版面。

所以順序很重要：先用對話式 AI（Claude、ChatGPT、Gemini）把內容和結構談出來，帶著一份清楚的大綱去用生成工具，成果會好非常多。

反過來——直接跟生成工具說「做一份 XX 簡報」——你會拿到漂亮的空話。

上台前的檢查清單

AI 產出的內容看起來順，不代表可以直接上台。送出簡報前，建議逐項檢查：

1. 數字與事實逐一核對。AI 可能編造看似合理的數據或引用，每一個要對外講的數字都要回到原始資料確認，方法可參考怎麼查證 AI 的回答。
2. 一頁只留一個重點。如果一頁需要兩句話才說得完，通常該拆成兩頁或刪掉一半。
3. 出聲演練一次。唸不順的句子多半是 AI 的書面語，改成你平常會講的話。
4. 確認沒有機密資料。貼進雲端 AI 工具的素材，要先確認公司規定是否允許，基本觀念見用 AI 前該知道的安全與隱私基本功。

想把上面的提示詞整理成可重複使用的範本，可以看提示詞框架；結果不如預期時，用提示詞除錯五步檢查法排查。

最後一哩路是你的

AI 幫你到「結構完整的草稿」為止。剩下的部分無法外包：

• 觀點。你的判斷、你的立場、你為什麼認為該這樣做。
• 取捨。刪掉一半內容需要勇氣，而 AI 不知道哪些對你的聽眾最重要。
• 那些只有你知道的事。專案的內情、客戶的地雷、上次為什麼失敗。

一份好簡報和一份 AI 生成的簡報，差別就在這幾件事上。